【保険業務BPR】④目指す姿具体化（例）

課題に対して、「何を使って（ソリューション）」「どう解決するか（打ち手の方向性）」を整理できたら、次はそれらを実際に取り組む「施策」として具体化していきます。これまで、抽象的だった打ち手案をプロジェクトの関係者が理解できて実行可能なレベルまで落とし込み、関係者が共通認識を持てる「業務の将来像」としてアウトプットします。

①. 打ち手案から施策への具体化

整理した打ち手案を、実際にプロジェクトとして実行する「施策」として具体化していきます。打ち手案の段階では概念レベルだった内容について、「目指す状態（どういう状態になりたいのか）」「解決する課題」「業務プロセス」「ソリューション」を定義した上で、何を実現するのかをできるだけ詳しく書いていきます。プロジェクトによって、To-Beシステムなのか、To-Be業務なのか等、重点的に記載することは異なりますが、各施策を記載するフォーマットを事前にすり合わせて、「誰が」「いつまでに」「何を」「どのように」実施するのかを明確にすることで、後続の実行計画のインプットとします。下記は、アウトプットイメージです。

こんな感じで、施策一覧の各施策ごとに同じフレームで具体的な内容を記載していきます。

プロジェクトやクライアントのニーズによりますが、各施策内容を文字だけでなく、関係者との認識合わせを補足するスライドを各施策ごとに作成するケースも多いです。その施策は、どの業務プロセスのどんな課題を解決するのか、現状の業務がどのように改善するのかを視覚的に表現します。

②. To-Be業務フロー／イメージの共有

各施策内容を具体化したら、To-Be業務フローを作成していきます。現状業務フローとの対比が分かるように、削減される・自動化される・リードタイムが縮小する等、As-Isと何が変わるのかを明確に整理します。

ただ、プロジェクトスコープによっては、構想策定フェーズでは業務フローレベルで大きな差異が生じない場合もあります。その際はケースバイケースですが、各施策が実現した場合で、現場の業務担当者や管理者、顧客、代理店がどのような体験をするのかを表現します。施策内容を頑張って文字で書いても、日々忙しい関係者がちゃんと読み込む可能性は薄いので、同じTo-Beイメージを共有するために必要に応じて実施します。パワーポイントで絵的に表現することが多いですが、最近では動画にして映像でTo-Beイメージを表現することも多く、プロジェクト予算に動画制作会社への発注費用が含まれている場合もあります。いずれにしても、”どんな状態を目指すのか”を具体的に整理しておきます。

③ 関係者での合意形成

目指す姿として、施策内容・To-Be業務フロー／イメージを整理したら、プロジェクト関係者と認識合わせを行います。この段階では課題の重要度やソリューション調査結果を受けての費用感や実現可能性から、ある程度の優先順位が見えていると思うので、どの施策から順番に実行していくかも含めて会話しておきます。その反応も見た上で、費用対効果を整理し、施策の優先度を定義し、実行計画を作成していきます。

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